Учет торговли



15:40
157
Учет торговли

Учет торговли достаточно многогранный процесс, поскольку собственно торговля имеет отношения с товарами, с покупателями, с поставщиками, с иными организациями, которым она подконтрольна. С каждой стороной отношения имеют и количественную, и качественную составляющую, и нужно вести учет обеих. Поэтому учету в торговле уделяют предостаточно внимания, хотя можно процесс обернуть в другую сторону – чтобы учет уделял торговле внимание.


Для этого следует обратить внимание на программу автоматизации, которую можно условно назвать именно так – «Учет торговли». Она разработана компанией «Универсальная Система Учета» (УСУ) и уже успела себя зарекомендовать, будучи простой и эффективной в использовании, доступной для работы всем желающим, несмотря на уровень компьютерной подготовки.


«Учет торговли» устанавливается на компьютер или ноутбук без учета их рабочих характеристик, имеет понятный интерфейс и удобную навигацию, поэтому процесс инсталляции осуществляется своими силами. К интерфейсу приложено более 50 вариантов оформления, и первый сеанс сопровождается выбором настроек – дизайн, язык общения (один или несколько), валюта для взаиморасчетов (одна или несколько) и, главное, – блок Справочники, где настраивают регламент рабочих процессов и учетных процедур, вдумчиво загружая данные компании. Это, образно говоря, установочный блок, его наполняют информацией единожды и больше в нем не работают.


Второй блок Модули – это как раз поле деятельности сотрудников в «Учете торговли», он отвечает за операционную работу, здесь находятся все рабочие журналы, ведомости, реестры – смотря кто с чем работает. И третий, последний, блок Отчеты несет ответственность за анализ собранных и обработанных в Модулях данных, представляя полученные результаты в графическом виде и в формате цветных диаграмм, наглядно демонстрируя позитивные и негативные моменты в работе предприятия торговли. Это и есть вся структура «Учета торговли» – три блока, имеющие внутренние папки с названиями, явно говорящими об их назначении (Деньги, Работа, Магазины), поэтому работа в программе действиетльно не вызывает никаких трудностей.


Отношения с покупателями и поставщиками «Учет торговли» формирует в базе контрагентов, которая имеет формат CRM-системы, что позволяет прикреплять к профайлам документы, сохраняя в них историю отношений с каждым. CRM-система предлагает ввести классификацию контрагентов по категориям и подкатегориям, что удобно для работы с группами, имеющим схожие свойства.


Информация о контрагентах в «Учете торговли» включает их персональные и контактные данные, в случае клиентов – потребности и предпочтения, историю покупок и размер среднего чека, в случае поставщиков – прайс-листы, договор, документооборот, пр. В эту же базу вносят свои магазины, если у предприятия их несколько. Посредством фильтра контрагентов легко разделить по статусам.
Отношения с товарами «Учет торговли» формирует в номенклатурном ряду, размещая в нем все товары, подлежащие реализации, и указывая их торговые характеристики: название, количество, цена, поставщик, склад и т.д. Информацию в товарную базу загружают из приходных накладных двумя способами – вручную и автоматически.


В первом случае «Учет торговли» предлагает воспользоваться окном товара – электронной формой для быстрого ввода данных, во втором случае – функцией импорта, когда сведения из любых электронных файлов самостоятельно загружаются в систему учета и так же самостоятельно распределяются по местам, им предназначенным. Скорость проводимых «Учетом торговли» операций составляет доли секунд, а количество данных может быть неограниченным.


Аналогичные способы добавления информации применяют и для базы контрагентов, при ручном вводе используя окно регистрации клиента – такая же по принципу действия электронная форма, как окно товара, но отличная по содержанию. Окно представляет собой форму со встроенными в нее полями, некоторые из которых имеют вложенные перечни вероятных ответов – при заполнении требуется мышкой выбрать нужный и таким образом ускорить ввод данных.


«Учет торговли» предоставляет для регистрации торговых операций окно продаж – форму, похожую на описанные выше, но имеющую более развернутый формат, так как в нее загружают данные из первых двух баз – товарной и контрагентов. Если честно, работа во всех этих формах занимает намного меньше времени, чем составление их описания. Такой «цикличный» ввод информации обусловлен установлением взаимосвязей между всеми учетными данными для повышения качества учета и контроля над деятельностью сотрудников.


Следует отметить, что «Учет торговли» разделяет права пользователей согласно имеющимся у них полномочиям и выдает каждому персональный логин и пароль к нему, персональные электронные журналы для отчетов о выполненной работе и формирует посредством логинов персональное рабочее пространство, доступ в которое имеет только сам сотрудник и его руководитель, в чьи обязанности входит контроль над достоверностью информации, загружаемой сотрудником, и выполнением назначенных ему задач.

  • — Программа сохраняет все данные, которые сотрудники добавляют в систему, и их изменения под логином и датой входа, оперативно выявляя виновника некорректной информации;
  • — Система выделяет последние изменения жирным шрифтом и цветом, чтобы руководитель мог быстро подтвердить соответствие данных текущему состоянию работ или отклонить их;
  • — Программа блокирует доступ к информационной системе, если сотрудник отошел на время, чтобы защитить ее от несанкционированного вторжения и сохранить конфиденциальность;
  • — Система гарантирует сохранность служебной информации на бесконечно долгий срок, для чего регулярно осуществляет резервное копирование данных, обеспечивая их безопасность;
  • — Программа предоставляет шаблоны для формирования обязательной документации, в том числе финансовой, для организации рассылки по электронной связи использует текстовые;
  • — Система использует для рассылки такие виды электронной связи, как e-mail, sms, Viber, голосовой звонок, отправляя сообщения в массовом, групповом, персональном форматах;
  • — Программа сохраняет в профайлах клиентов даты и тексты отправленных рассылок, чтобы не дублировать информацию, устанавливая флажок согласия клиента на получение таковой;
  • — Система осуществляет мониторинг мнений клиентов и отмечает источники информации, по чьей рекомендации пришел покупатель, оставив самые активные для продолжения рекламы;
  • — Программа составляет статистические и аналитические отчеты, наглядно демонстрируя в них успехи и проблемы, расходы и доходы, популярные и неликвидные товары, прибыль;
  • — Система поддерживает программу лояльности для покупателей, предлагая накопительную систему бонусов для всех и персональные прайс-листы для самых прибыльных и статусных;
  • — Программа работает с торгово-складским оборудованием, расширяя свои и его возможности и ускоряя рабочие процессы, – терминал сбора данных, сканер штрихкода, принтер чеков;
  • — Система производит начисление сдельной заработной платы сотрудникам на основании тех объемов работ, которые зарегистрированы ею через окно продаж и прочие отчетные формы;
  • — Программа уведомляет о текущих остатках товарных запасов, формируя автоматически заявку на новый закуп, и о текущих денежных остатках в любой кассе и на банковском счете;
  • — Система формирует автоматически весь объем обязательной и финансовой документации, свободно оперируя собственной информацией, вложенными в нее для этой цели шаблонами;
  • — Программа осуществляет складской учет в режиме реального времени, мгновенно списывая продукцию, как только подтверждение об оплате поступило в систему через окно продаж.


Оцените пост

Нет комментариев. Ваш будет первым!
Загрузка...